Пристига доставка. Получавате фактура или стокова разписка. След това започва познатото ръчно преписване – доставчик, продукти, количества, партиди, срокове на годност и останалата информация за входящия контрол.
Ами ако голяма част от тази работа може да бъде спестена?
С БГ Контрола входящият контрол може да бъде организиран дигитално – от снимането или качването на документа, през автоматичното му анализиране, до създаването на готов запис в електронния дневник за входящ контрол.
Как работи входящият контрол с БГ Контрола?
Идеята е максимално проста: вместо служителят да преписва информацията от документа поле по поле, фактурата, стоковата разписка или друг документ може да бъде сниман директно с телефон или качен в системата.
След това БГ Контрола анализира документа и извлича необходимата информация за входящия контрол. Така данните от документа могат да бъдат превърнати в структуриран електронен запис, без всичко да се въвежда ръчно.
След обработката БГ Контрола предлага два начина на работа според организацията на конкретния обект.
Вариант 1: Проверка и одобрение преди записване
След като документът бъде анализиран, извлечената информация може първо да бъде показана за преглед и потвърждение от служител.
Служителят може да провери разпознатите данни, продуктите, количествата, партидите, сроковете на годност и останалата информация и едва след това да одобри записа.
Процесът изглежда така:
Доставка → Снимка/документ → Анализ от БГ Контрола → Проверка → Одобрение → Електронен входящ контрол
Този вариант дава възможност за човешка проверка преди информацията да бъде окончателно записана в дневника.
Вариант 2: Автоматично попълване на дневника
За още по-бърза работа БГ Контрола позволява процесът да бъде автоматизиран.
Когато тази възможност е активирана и документът бъде успешно анализиран от системата, информацията може автоматично да бъде записана в електронния дневник за входящ контрол, без да е необходимо служителят всеки път ръчно да потвърждава записа.
Тогава процесът става още по-кратък:
Снимате документа → БГ Контрола го анализира → Данните се извличат → Дневникът се попълва автоматично
Така при правилно разпознат документ една обичайна административна задача може да бъде извършена с минимална човешка намеса.
Обектът сам избира начина на работа – дали всеки обработен документ да преминава през проверка и одобрение, или при успешно автоматично разпознаване информацията да постъпва директно в дневника.
Не просто разчитане на документ, а автоматизиран входящ контрол
Разликата е важна. Целта не е единствено системата да „прочете“ текста от снимката или документа.
БГ Контрола използва обработката на документа, за да превърне информацията в структурирани данни, които могат да бъдат използвани в електронния входящ контрол и последващата проследимост.
Вместо традиционния процес:
Документ → Четене → Ръчно преписване → Дневник
процесът може да бъде:
Документ → Автоматичен анализ → Разпознаване на информацията → Електронен дневник
А когато е необходим допълнителен човешки контрол:
Документ → Автоматичен анализ → Проверка от служител → Одобрение → Електронен дневник
Това позволява на всеки обект да избере подходящия баланс между автоматизация и човешки контрол.
От документа директно към електронния дневник
При една доставка може да има множество артикули. Колкото повече са те, толкова повече време отнема ръчното въвеждане.
Чрез дигитализирането и автоматизирането на входящия контрол могат да бъдат организирани данни като:
- доставчик;
- дата на доставка;
- продукти и суровини;
- количества;
- мерни единици;
- партидни номера;
- срокове на годност;
- придружаващи документи;
- друга необходима информация за конкретната доставка.
По-малко преписване означава повече време за реалния контрол на доставката.
Входящият контрол е повече от един електронен дневник
Точно тук е една от основните разлики при БГ Контрола.
Входящият контрол не трябва да бъде изолиран запис, който след попълването просто остава в архива.
При правилно изградена дигитална проследимост доставката е началото на целия процес:
Доставчик → Входящ контрол → Продукт → Партида → Срок на годност → Склад → Производство → Готов продукт → Изходящ контрол
Така информацията, въведена още при получаването на стоката, може да има значение и за следващите процеси.
Входящ контрол и склад на едно място
След като една суровина бъде приета, следва логичният въпрос – какво се случва с нея след това?
В БГ Контрола входящият контрол може да бъде свързан с управлението на складовите наличности.
Това позволява да се следят не само продуктите, но и конкретните количества, партиди и срокове на годност.
Вместо да имаме един дневник за доставката и напълно отделна таблица за склада, информацията може да бъде част от един последователен процес.
Проследимост на партидите още от доставката
Проследимостта на храните започва от входящия контрол.
Ако по-късно възникне въпрос за конкретна суровина или партида, добре организираните записи позволяват значително по-бързо да бъде установено кога е получена, от кой доставчик и какво количество е прието.
При свързване със склада и производството проследимостта може да продължи още по-далеч – до това къде е използвана съответната суровина.
Така при необходимост може да се изгради история на продукта – от доставчика и конкретната партида до склада, производството и готовата продукция.
Какво става с хартиените папки?
При традиционния начин един хранителен обект може ежедневно да натрупва записи в различни дневници и папки.
Когато след време трябва да бъде намерена конкретна доставка, започва търсенето по дати, фактури, стокови разписки и хартиени записи.
При електронния входящ контрол информацията е организирана дигитално и може да бъде намирана значително по-лесно.
Това е полезно както за ежедневната работа, така и когато трябва да бъде направена справка или да бъде представена документация при официален контрол.
Входящ контрол и проверка от БАБХ
При работа с храни проследимостта и правилното водене на необходимите записи са важна част от организацията на системата за самоконтрол.
При проверка от Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ) може да бъде необходимо да се представи информация, свързана с доставките, произхода и проследимостта на храните според дейността на конкретния обект.
Когато информацията за входящия контрол е организирана електронно, конкретни доставки, продукти, партиди и записи могат да бъдат откривани значително по-бързо.
Електронната организация не отменя отговорността на оператора да извършва реалния контрол. Тя прави информацията по-подредена, достъпна и лесна за проследяване.
Не само за ресторанти
Електронният входящ контрол с БГ Контрола може да бъде полезен за различни бизнеси, които ежедневно приемат храни, продукти и суровини:
- ресторанти и заведения;
- хотели;
- хранителни магазини;
- складове за храни;
- производствени цехове;
- предприятия за производство на храни;
- пекарни и сладкарници;
- кетъринг компании;
- централни кухни;
- други хранителни обекти.
От снимката на документа до пълната проследимост
БГ Контрола превръща електронния дневник за входящ контрол от обикновена дигитална таблица в начална точка на един много по-голям процес.
В зависимост от избрания начин на работа процесът може да бъде:
Снимате или качвате документа → БГ Контрола го анализира → Проверявате и одобрявате → Записът влиза в електронния дневник
или автоматизирано:
Снимате или качвате документа → БГ Контрола го анализира → Информацията се разпознава → Дневникът се попълва автоматично
Оттам информацията може да продължи към склада, партидите, сроковете на годност, производството и последващата проследимост.
Така получавате много повече от електронен дневник – получавате автоматизиран входящ контрол и основа за пълна дигитална проследимост на храните.
БГ Контрола – входящ контрол без излишното преписване
Целта на автоматизацията не е контролът да бъде премахнат. Точно обратното – да се намали административната работа, за да остане повече време за реалния контрол.
Без безкрайно преписване. Без търсене из папки. С информация за доставките, продуктите и партидите на едно място.
Снимате документа. БГ Контрола го анализира. Вие избирате – проверка и одобрение или автоматично попълване на дневника.
БГ Контрола – от документа и входящия контрол до склада и пълната проследимост на храните.
