В хранителния бизнес контролът не приключва с приемането на една доставка. За ресторанти, хранителни складове, производствени цехове, кухни, кетъринг компании и предприятия е важно да може да бъде проследен целият път на храната – от получаването на суровината до производството и излизането на готовия продукт.
Това е основата на проследимостта на храните.
С БГ Контрола входящият контрол, складовите наличности, партидите, сроковете на годност, производството, технологичните карти, готовата продукция, изходящият контрол и електронните HACCP дневници могат да бъдат организирани и свързани в една система.
Какво означава пълна проследимост на храните?
Пълната проследимост позволява да бъде проследено движението на една суровина или продукт през различните етапи на работа.
Доставка → Входящ контрол → Партида → Склад → Производство → Готов продукт → Изходящ контрол
При необходимост може да бъде проследено откъде е получена определена суровина, с каква партида е пристигнала, какво количество е прието, къде е съхранявана, дали е използвана в производство и какъв готов продукт е произведен от нея.
Това е особено важно за обекти, които ежедневно работят с множество доставки, суровини, партиди и производствени процеси.
Входящ контрол – откъде започва проследимостта?
Проследимостта започва още в момента на приемане на стоката или суровината.
Чрез електронен дневник за входящ контрол могат да бъдат записвани основните данни за всяка доставка:
- доставчик;
- наименование на продукта или суровината;
- дата на приемане;
- количество и мерна единица;
- партиден номер;
- срок на годност;
- условия за съхранение;
- номер на придружаващ документ;
- друга необходима информация за доставката.
По този начин още при входа на стоката се създава първата връзка в системата за проследимост.
Склад за хранителни продукти и суровини
След приемането на доставката следва управлението на склада.
При хранителните продукти не е достатъчно да знаем единствено общото налично количество. Важно е да знаем от кои партиди се състои наличността, какъв е срокът на годност на всяка от тях и какво количество остава.
Електронното управление на склада позволява да се следят:
- складови наличности;
- партидни номера;
- срокове на годност;
- налично количество;
- резервирано количество;
- входящи движения;
- изходящи движения;
- вложени количества в производство;
- бракувани количества;
- корекции на наличностите.
Така всяко движение на суровината може да бъде документирано, вместо информацията да се поддържа в отделни тетрадки, Excel файлове или хартиени справки.
Партиди и срокове на годност
Партидният номер е един от основните елементи на проследимостта.
Две доставки на един и същ продукт могат да бъдат от различни партиди, с различни срокове на годност и получени в различни дни.
Затова правилното управление на склада трябва да позволява тези количества да бъдат разграничавани.
Например един продукт може да има едновременно:
- 10 kg от партида A;
- 25 kg от партида B;
- 15 kg от партида C.
Вместо системата да показва единствено „50 kg наличност“, проследимостта позволява да бъде ясно какво количество остава от всяка конкретна партида.
FIFO и правилно управление на склада
При хранителните продукти е важно наличностите да бъдат управлявани според датите на приемане, партидите и сроковете им.
Добрата складова организация подпомага правилното използване на наличните количества и намалява риска от:
- залежаване на стоки;
- пропускане на срокове на годност;
- използване на неправилна партида;
- ненужни загуби;
- бракуване на продукти.
При електронно управление на склада информацията за партидите и сроковете е на едно място и може да бъде проверена значително по-бързо.
Проследимост в производствени цехове
При производството на храни проследимостта става още по-важна, защото различни суровини могат да бъдат вложени в производството на нов продукт.
Представете си месопреработвателен цех, който получава суровини от различни доставчици.
Определена партида месо се приема чрез входящ контрол и постъпва в склада. След това част от нея се използва за производство на кайма, кюфтета, кебапчета или друг готов продукт.
При електронна система може да бъде изградена връзката:
Суровина → Партида → Склад → Производство → Вложено количество → Готов продукт
Така се създава история на производството и използваните суровини.
Автоматично изписване на суровини при производство
Свързването на склада с производството позволява при извършване на производство използваните количества суровини да бъдат отчетени от складовите наличности.
Например, ако за определено производство са използвани 20 kg суровина, това количество може да бъде отразено като складово движение.
В същото време произведеният готов продукт може да постъпи обратно в склада като готова продукция.
Така складът не е отделен модул от производството, а част от една обща система за проследимост.
Технологични карти и рецептури
За производствените предприятия и цехове важна част от процеса са технологичните карти и рецептурите.
В технологичната карта могат да бъдат описани:
- използваните суровини;
- необходимите количества;
- мерните единици;
- етапите на производство;
- технологичните параметри;
- температурите;
- критичните контролни точки;
- друга информация за производствения процес.
Когато технологичните карти, складът и производството са свързани, се получава много по-ясна картина какво е произведено и какви суровини са използвани.
Проследимост от суровината до готовия продукт
Едно от най-големите предимства на електронната система е възможността да бъде проследена историята на дадена суровина.
При необходимост може да бъде проверено:
- от кой доставчик е получена;
- кога е получена;
- какъв е нейният партиден номер;
- какъв срок на годност има;
- какво количество е постъпило;
- какво количество остава в склада;
- какво количество е използвано;
- дали е вложена в производство;
- в кои производства е използвана.
Това позволява движение напред по веригата – от суровината към произведената продукция.
Обратна проследимост – от готовия продукт към суровината
Също толкова важна е и обратната посока.
Ако имаме конкретен произведен продукт, трябва да можем да проследим какви суровини са използвани за неговото производство.
Така се изгражда връзката:
Готов продукт → Производство → Използвани суровини → Партиди → Доставки → Доставчици
Това осигурява много по-добра информация при вътрешна проверка, рекламация, проблем с партида или необходимост от проследяване на конкретно производство.
Какво става при проблем с определена партида?
Именно при подобна ситуация се вижда истинското значение на пълната проследимост.
Ако бъде установен проблем с конкретна партида суровина, трябва възможно най-бързо да може да бъде установено къде е използвана.
При свързана електронна система могат да бъдат проверени:
- доставчикът;
- датата на получаване;
- полученото количество;
- текущата складова наличност;
- извършените складови движения;
- производствата, в които е използвана;
- използваните количества;
- произведената готова продукция.
Вместо информацията да се издирва между множество хартиени дневници, фактури и складови таблици, историята може да бъде организирана дигитално.
Готова продукция и склад
След приключване на производството готовият продукт също може да бъде част от складовата система.
Така могат да се следят както суровините, така и произведените количества.
Получава се непрекъсната верига:
Входяща суровина → Склад → Производство → Готова продукция → Склад → Изходящ контрол
Това е особено полезно за производствени предприятия и цехове, при които ежедневно се извършват множество производства.
Изходящ контрол – последната стъпка от веригата
Изходящият контрол затваря процеса на проследимост.
След като продуктът бъде произведен и подготвен за напускане на обекта, могат да бъдат документирани необходимите данни за неговото излизане.
По този начин системата обхваща целия жизнен цикъл:
Доставчик → Входящ контрол → Склад → Партида → Производство → Готов продукт → Изходящ контрол
Електронни HACCP дневници и проследимост в една система
Проследимостта е само част от ежедневния контрол в един хранителен обект.
С БГ Контрола могат да бъдат организирани и други процеси и електронни HACCP дневници, включително:
- електронен дневник за входящ контрол;
- температурен мониторинг;
- контрол на хигиената на обекта;
- контрол на личната хигиена;
- термична обработка;
- изходящ контрол;
- складови наличности;
- партиди и срокове на годност;
- технологични карти;
- производство;
- готова продукция;
- документи и справки.
Така вместо отделни хартиени дневници, Excel таблици и складови файлове, информацията може да бъде организирана в една дигитална среда.
Проследимост и проверка от БАБХ
При официален контрол от Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ) е важно хранителният оператор да разполага с необходимата документация и записи за дейността си.
Добре организираната електронна документация улеснява откриването на конкретна информация за доставки, партиди, срокове на годност, складови движения, производства и други записи.
Това не означава просто „да имаме дневник“, а да можем реално да проследим историята на продукта и процесите в обекта.
За какви обекти е подходяща системата?
Електронното управление и проследимост могат да бъдат използвани от различни видове хранителни обекти:
- производствени цехове;
- предприятия за производство на храни;
- месопреработвателни предприятия;
- хранителни складове;
- централни кухни;
- кетъринг компании;
- ресторанти;
- хотели;
- заведения за бързо хранене;
- пекарни;
- сладкарници;
- магазини за хранителни стоки;
- други обекти, работещи с храни и суровини.
От електронен дневник до цялостна система за управление
Дигитализацията на контрола на храните не означава просто хартиеният дневник да бъде заменен с електронна таблица.
Истинското предимство идва, когато отделните процеси започнат да работят заедно.
Входящ контрол → Склад → Партиди → Срокове на годност → Технологични карти → Производство → Готова продукция → Изходящ контрол → HACCP дневници
Така бизнесът получава по-добра организация, по-малко ръчна административна работа и много по-ясна проследимост.
БГ Контрола – пълна проследимост на едно място
БГ Контрола обединява електронните дневници, входящия контрол, склада, производството и изходящия контрол в една система.
От момента, в който суровината пристигне в обекта, през нейното съхранение и влагане в производство, до получаването и излизането на готовия продукт – информацията може да бъде организирана и проследявана дигитално.
По-малко хартия. По-добър контрол. По-ясни партиди. По-лесно производство. Пълна проследимост.
БГ Контрола – от доставката на суровината до готовия продукт.
